Controle de Documentos Eletrônicos e Físicos (Cliente-Servidor e Internet)
O QualityDoc, disponível nas versões local (cliente-servidor) e internet, se aplica ao controle de documentos de quaisquer formatos e também ao controle de arquivos físicos. O programa oferece um sistema de arquivamentos por pastas protegidas por senhas e exibe os documentos eletrônicos em modo de edição ou consulta, conforme as permissões de acesso de cada usuário.
O QualityDoc atende todos os requisitos de controle de documentos das normas ISO e de normas de controle arquivístico, possuindo rotinas automatizadas de fluxo de documentos para aprovações, leituras, emissão, etc. O programa gera pendências (aprovar, ler, etc.) automaticamente para os usuários responsáveis, conforme definido nos fluxos individuais ou dos grupos de documentos de uma determinada pasta, e envia essas pendências aos respectivos usuários por e-mail.
Os documentos eletrônicos controlados pelo QualityDoc possuem sistemas de controle de edição e consulta, impedindo alterações não autorizadas. No modo web, o QualityDoc possui um sistema exclusivo que transforma automaticamente documentos de formatos .docx ou .xlsx para o formato pdf para exibição no browser, mantendo, entretando, os formatos originais disponíveis para edição, quando necessário. Documentos desativados no programa ficarão inacessíveis aos usuários comuns e serão mantidos em um arquivo morto digital e lá permanecerão durante todo o período de conservação determinado pelo administrador do sistema, podendo ser exibidos para alguns usuários com permissões especiais para isto.
No controle de arquivos físicos, o QualityDoc permite o registro de armazenamento de documentos por salas ou setores, armários ou corredores, prateleiras ou gavetas e caixas ou pastas, sendo ideal para o controle de arquivos físicos ativos ou inativos (arquivo morto).
O QualityDoc controla prazos de validade de documentos e emite pendências de revisão aos usuários responsáveis, nas datas programadas.
No QualityDoc, a localização dos documentos é rápida, podendo os documentos serem localizados através do menu árvore, pasta a pasta, ou rapidamente, por meio de palavras chave, numeração, etc. O QualityDoc controla as revisões dos documentos e efetua a substituição automática de um documento quando uma revisão mais atual é aprovada, enviando a revisão anterior para o arquivo inativo.
O QualityDoc, tanto na versão local como na versão web, oferece basicamente os mesmos recursos e oferece as mesmas rotinas de controle, podendo as duas versões serem intercambiadas, ou seja, um sistema local pode ser migrado para a internet, passando a rodar na versão web, ou da versão web para a versão local, com todos os registros e documentos, mantendo, em ambos os casos, o mesmo funcionamento.
Principais funcionalidades do QualityDoc
- Registro e controle de documentos eletrônicos de quaisquer formatos;
- Registro e controle de documentos em formato físico (impressos em geral, peças padrões, etc., por salas ou setores, armários ou corredores, prateleiras ou gavetas, caixas ou pastas);
- Atende todos os requisitos de controle exigidos por normas da qualidade como as normas ISO e de normas de controle arquivístico, gera o workflow de cada documento, emite as pendências e efetua os encaminhamentos automaticamente;
- Na versão local, possui recursos para captura eletrônica (digitalização) de documentos a partir de scanners e várias funcionalidades de manipulação de arquivos pdf, como inserção de senhas, marcas d’água, junção de vários arquivos em um, etc.
- Na versão web, efetua conversão automática de documentos do MSWord e do MSExcel para o formato PDF para exibição no browser, mantendo, entretanto, os formatos originais para efeitos de edição;
- Permite a postagem de documentos na internet com poucos cliques do mouse;
- Exibe diversos relatórios de controle e permite a localização de qualquer documento em segundos;
- Os documentos eletrônicos são automaticamente criptografados, tornando-se acessíveis somente através do programa, conforme as permissões de cada usuário;
- O programa preenche as exigências do SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística.
Vídeo versão Local
Vídeo Versão Web (Resumo)
Vídeo Versão Web (Extenso)
Manual do Úsuário
Para o manual da versão Web, clique aqui.
Clique aqui para acessar o QualityDoc_Web e começar a usá-lo agora.
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